Электронные трудовые книжки и электронный кадровый документооборот

Возможные варианты перехода на электронные трудовые книжки и полностью электронный кадровый документооборот | «Гарант-Сервис» г. Пермь

11 сентября 2018

C 2020 года предполагается вести учет сведений о трудовой деятельности граждан в электронном виде – законопроект об электронных трудовых книжках должен быть принят не позднее июня следующего года (согласно плану мероприятий по направлению «Нормативное регулирование» программы «Цифровая экономика Российской Федерации»). Поэтому сейчас экспертное сообщество активно обсуждает детали планируемого перехода к электронным трудовым книжкам, в частности – может ли он произойти одномоментно или необходим переходный период, в течение которого работодатели обязаны будут продолжать вести традиционные трудовые книжки в бумажном формате, и каким по продолжительности должен быть этот период. Кроме того, обсуждается возможность полного перехода на электронный кадровый документооборот, что предполагает среди прочего заключение трудовых договоров в электронном виде, но пока даже примерная дата такого перехода не называется.

Стоит отметить, что Минтруд России уже подготовил законопроект об учете данных о трудовой деятельности работников в электронном виде и планирует внести его в Правительство РФ до конца года.

Обратите внимание

Параллельно свою версию законопроекта – с учетом предложений научного и бизнес-сообщества – разработала рабочая группа «Трудовое законодательство» Центра компетенций АНО «Цифровая экономика».

Принципиальные различия двух позиций обсуждались в ходе прошедшего на прошлой неделе в Аналитическом центре при Правительстве РФ круглого стола. Рассмотрим наиболее важные положения обоих проектов.

Учет сведений о трудовой деятельности в электронном виде

Согласно поправкам в Трудовой кодекс, разработанным Минтрудом России (далее – Законопроект № 1; текст проекта имеется в распоряжении портала ГАРАНТ.

РУ), электронная трудовая книжка – это сведения о трудовой деятельности работника, содержащиеся в информационной системе ПФР и формируемые на основе представляемой работодателями информации (ТК РФ планируется дополнить новой ст. 66.1).

Предполагается расширить перечень сведений, которые в настоящее время направляются работодателями в ПФР в соответствии с законодательством об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования (ст. 9 Федерального закона от 1 апреля 1996 г.

№ 27-ФЗ; далее – закон о персонифицированном учете), данными об образовании и квалификации работников. В связи с этим министерством подготовлен также законопроект о внесении изменений в закон о персонифицированном учете, предусматривающий включение в индивидуальные лицевые счета, открытые ПФР для каждого застрахованного лица, нового раздела – «Сведения о трудовой деятельности (электронная трудовая книжка)». В качестве таких сведений будет выступать информация:

  • о работодателе, выполняемой работе и ее периодах. Имеются в виду наименование страхователя (им является работодатель), сведения о приеме на работу, должности, специальности, профессии с указанием квалификации, переводах на другую работу, об увольнении и основаниях прекращения трудового договора, а также данные приказа или иного документа страхователя, ставшего основанием для оформления перечисленных трудовых отношений;
  • об образовании: наименование и год окончания учебного заведения, специальность или профессия, а также квалификация (при наличии), данные документов об образовании, о квалификации;
  • о поощрениях и награждениях за успехи в работе.

Такой расширенный перечень сведений обо всех сотрудниках, в том числе работающих по совместительству, по задумке министерства, работодатели должны будут направлять в ПФР в электронном виде – по форме, утвержденной фондом, – уже с 1 января 2020 года.

Причем поправками в закон о персонифицированном учете предлагается установить, что работодатель обязан представлять новые сведения о трудовой деятельности, кроме информации об образовании, в день издания соответствующего приказа (о награждении, переводе, увольнении и др.).

Так что, скорее всего, речь идет именно о новой форме представления данных, а не корректировке тех, которые используются сейчас (постановление Правления ПФР от 11 января 2017 г. № 3п).

В то же время Законопроектом № 1 не предусмотрен единовременный полный отказ от бумажных трудовых книжек – предполагается, что до 1 января 2027 года работодатели продолжат их вести.

Исключения составят трудовые книжки тех работников, которые обратятся к работодателю с письменным заявлением об отказе от их ведения на бумажном носителе, – в этом случае трудовые будут переданы на хранение самим работникам.

Как отметила директор Департамента оплаты труда, трудовых отношений и социального партнерства Минтруда России Марина Маслова, необходимость установления указанного переходного периода обусловлена неготовностью работающих граждан отказаться от традиционных трудовых.

Как показал опрос работающих граждан, более половины из них выступают за сохранение бумажных трудовых наряду с электронными, даже зная – исходя из формулировки вопроса, – что почти вся информация об их трудовой деятельности уже передается в ПФР. Кстати, такие же результаты показал и опрос, проведенный порталом ГАРАНТ.РУ, – 58% респондентов поддерживают существование обоих форматов трудовых.

Важно

Для работодателей же, как отмечается в финансово-экономическом обосновании к законопроекту, переход на электронные трудовые книжки никаких дополнительных расходов не повлечет, поскольку они и сейчас ведут кадровые документы в корпоративных информационных системах, что позволяет формировать в автоматизированном режиме необходимые для передачи в систему персонифицированного учета ПФР данные, а практика представления отчетности в ПФР в электронном виде имеет место с 2002 года. По словам заместителя директора фирмы «1С» Анны Поляковой, разработчики корпоративных информационных систем готовы внести необходимые изменения в их типовые версии, и для пользователей таких версий это действительно не повлечет дополнительных расходов. А вот работодателям, дорабатывающим информационные системы под свои бизнес-процессы, все же придется их соответствующим образом донастроить.

Кстати, несмотря на правило об обязательном формировании сведений о трудовой деятельности в электронном виде и направлении их в ПФР для включения в единую информационную систему, при устройстве на новую работу работнику, согласно Законопроекту № 1, все же придется предъявлять заверенные надлежащим образом бумажные документы, содержащие соответствующие сведения, – полученные либо у последнего работодателя (предлагается установить, что он обязан выдавать их сотруднику при увольнении), либо в ПФР, либо в МФЦ. Единственный способ получить сведения о трудовой деятельности в электронном виде для этой цели – воспользоваться единым порталом госуслуг, для чего, разумеется, сам портал должен иметь доступ к данным сведениям. Но процесс его синхронизации с информационной системой, содержащей сведения о трудовой деятельности граждан, не должен затянуться, поскольку предполагается, что с его помощью с 2021 года эти данные в отношении поступающего на работу лица принимающий работодатель сможет получать самостоятельно. Возможность получения сведений через разные каналы позволит не допускать возникающих в настоящее время ситуаций, когда последний работодатель не отдает бывшему сотруднику трудовую книжку, в связи с чем тот не может устроиться на новую работу, так как при заключении трудового договора предъявление трудовой книжки обязательно (ч. 1 ст. 65 ТК РФ), подчеркнула представитель Минтруда России. Кроме того, Законопроект № 1 предусматривает не просто обязанность работодателя выдавать работнику сведения о трудовой деятельности на бумажном носителе в день прекращения трудового договора или не позднее трех рабочих дней со дня подачи соответствующего заявления, если информация запрашивается во время работы у этого работодателя, но и обязанность возместить не полученный по причине несвоевременной выдачи этих сведений заработок (данным положением предлагается дополнить ст. 234 ТК РФ). За несвоевременное же представление сведений в ПФР работодателей можно будет оштрафовать по ст. 15.33.2 КоАП РФ – дополнение ее соответствующим примечанием предусмотрено еще одним разработанным наряду с указанными выше проектами законопроектом Минтруда России.

Нельзя не отметить, что всего, согласно сопроводительным материалам к Законопроекту № 1, его принятие потребует внесения изменений в более 100 нормативных актов (как законов, так и подзаконных актов), содержащих положения о трудовых отношениях и трудовом стаже, а также упоминание о сведениях о трудовой деятельности. Проекты необходимых для реализации законопроекта подзаконных актов или хотя бы их концепции должны быть готовы к моменту внесения Законопроекта № 1 в Госдуму, иначе палаты Федерального Собрания РФ просто не примут документ, отметила первый заместитель председателя Комитета Совета Федерации по конституционному законодательству и государственному строительству Людмила Бокова. Кроме того, по ее мнению, к этому моменту нужно просчитать всю экономику процесса перехода на электронные трудовые книжки и исходя из полученных результатов устанавливать переходный период.

Эксперты АНО «Цифровая экономика» также считают использование системы персонифицированного учета ПФР наиболее оптимальным вариантом перехода на электронный учет сведений о трудовой деятельности работников.

«Почти все работодатели имеют налаженные каналы связи с ПФР, – пояснила член рабочей группы – разработчика альтернативного законопроекта (далее – Законопроект № 2), вице-президент ПАО Сбербанк Анна Попова. –К тому же при начислении пенсий используется информация не из трудовых книжек, а из данной системы ПФР».

В то же время авторы Законопроекта № 2 считают установление длительного переходного периода, предлагаемого Минтрудом России, не только не обоснованным, но и обременительным для работодателей, так как, помимо одновременного ведения сведений о трудовой деятельности в электронном виде и бумажных трудовых книжек, им предстоит предусмотреть систему учета заявлений сотрудников об отказе от традиционных трудовых. В связи с этим проект предусматривает полный единовременный на территории всей страны отказ от бумажных трудовых книжек с 1 января 2020 года. Предполагается, что с этой даты они станут документами личного хранения.

Источник: http://garant-perm.ru/articles/vozmozhnye-varianty-perexoda-na-elektronnye-trudovye-knizhki-i-polnostyu-elektronnyj-kadrovyj-dokumentooborot/

«Электронная жизнь» трудовых книжек: все за и против

Последние несколько дней в СМИ активно поднимается тема перевода трудовых книжек в электронный формат. Мол, бумажная версия уже давно изжила себя, и в XXI веке, веке высоких технологий, пора бы уже переходить на электронные системы хранения данных.

Тем более что бумажные книжки создают массу неудобств для всех, кому они попадают в руки – работодатели тратят внушительные ресурсы на их ведение, владельцы обивают пороги несуществующих организаций в случае их утери, а сотрудники ПФР вынуждены заполнять данные вручную.

Да и вообще, весь мир как-то же живет без подобных документов, так что все это – пережиток советского прошлого.

По этой причине еще совсем недавно ходили разговоры о полном уничтожении трудовых книжек как института.

Но в итоге в правительстве приняли совсем другое решение, и теперь отказ от бумажных документов будет проходить куда менее быстрыми темпами, чем планировалось ранее.

С чем это связано, что вообще ждет трудовые книжки в обозримом будущем, и какую пользу сможет принести трудящимся россиянам электронный формат? Карьерист.ру разбирался в ситуации.

Не все готовы

О том, что нас таки ждет скорый переход на электронные книжки, очередной раз рассказала вице-премьер Ольга Голодец.По ее словам, соответствующая нормативная база будет создана, а возможно даже и принята, уже в 2017 году.

Но спешить с этим не будут – официально признанными будут считать оба формата, так как далеко не все готовы к тотальному переходу. Предполагается, что гражданин будет сам вправе считать, каким документом пользоваться.

Как говорит Голодец, переход будет плавным, но он необходим, так как трудовое законодательство уже содержит нормы по электронному документообороту и дистанционному труду, и теперь его нужно дорабатывать и совершенствовать. Тем более что новый электронный формат находит поддержку и в правительстве, и у работодателей, и у профсоюзов.

В Минкомсвязи считают, что для перехода на электронные книжки не нужно даже отдельных платформ создавать – достаточно будет внедрить подобный сервис в портал государственных услуг. Им, мол, и так пользуется больше 50% граждан, получающих государственные услуги, и скоро эта цифра вырастет до 70%.

Читайте также:  Как получить государственные субсидии на покупку жилья?

Хотя у вице-премьера Аркадия Дворковича несколько иная версия – по его мнению, которое приводят «РИА Новости», переход на электронный формат трудовых книжек возможен лишь тогда, когда ФНС создаст единый реестр физических лиц, над которым она как раз работает. «Очевидно, что это уже почти произошло в реальности», – говорит чиновник.

В пользу электронного формата высказался и глава Сбербанка Герман Греф. По его словам, на ведение трудовых книжек тратятся гигантские расходы работодателей и ПФР.

Кроме того, они выступают огромной головной болью для их владельцев, так как наличие информации о работе в бумажном варианте грозит ее безвозвратной утратой в случае потери документального носителя. Потом трудящимся приходится обходить десятки предприятий для восстановления данных.

А что, если организация уже ликвидирована? В итоге, по мнению Грефа, гражданам приходится жить в условиях «хаотичного законодательства», созданного чуть ли не 100 лет назад.

Совет

В реальности кроме как в СНГ бумажные трудовые книжки действительно больше нигде в мире не используются.

Вопрос целесообразности их дальнейшего использования обсуждается последние 10 лет, и достаточно часто он возникал в контексте их отмены.

Но на полномасштабном отказе, которого требовали раньше, сегодня не настаивает никто – говорят лишь о параллельном использовании электронных и бумажных документов.

Архаизм трудового права

Электронный вариант трудовых книжек, безусловно, имеет массу плюсов.Во-первых, использование единого реестра позволит избежать потери важных сведений о трудовом и страховом стаже работников, их опыте и прочих нюансах, которые записываются трудовой книжке.

Во-вторых, новый вариант позволит упростить жизнь работодателей – снизится бумажный документооборот, отпадет потребность в выделении отдельного человека для ведения трудовых книжек, снизится количество ошибок, и рабочее время в целом будет тратиться более эффективно.

Поможет это и органам пенсионного учета, ведь информация о страховом стаже будет храниться в одном месте. Более того, единый реестр исключит возможность подделки записей в трудовой книжке, а также лишит заработка дельцов из столичной подземки, которые занимаются их изготовлением.

Но в целом многие эксперты, равняющиеся на западные стандарты, называют эту инициативу бессмысленной, сетуя на то, что наличие трудовых книжек – это архаизм трудового права, от которого нужно уже давно отказаться.

Мол, цивилизованные страны никогда подобных инструментов не использовали, а если им нужна информация о соискателе, то ее берут из резюме. В случае недоверия к указанной там информации, на поле выходят сотрудники службы безопасности, которые и занимаются проверкой, рассказал «Взгляду» Павел Сигал из «Опоры России».

Кроме того, информация о местах работы есть и у налоговых органов, а если ты не уплачивал налоги, то, как бы и не работал вовсе. Для начисления пенсий используются личные счета граждан, в которых также содержится информация о работодателях, получаемой зарплате и объеме отчислений. По крайней мере, так в США.

В России тоже на трудовую книжку стали смотреть гораздо реже, отдавая предпочтение информации из резюме. Работодатели понимают, что трудовая книжка – это также и инструмент давления на работников со стороны прошлых нанимателей.

Например, в нее могут несправедливо вноситься фиктивные причины увольнения или трудовая книжка вообще может возвращаться без записи о расторжении трудовых отношений.

Тем более в стране наблюдается активный рост теневой занятости, в условиях которой трудовая книжка вообще не имеет никакого значения.

Все прекрасно понимают, что запись в трудовой может не отражать реального положения дел, и даже содержать откровенно сфабрикованные данные. История знает немало примеров, когда россияне так становились президентами и заместителями директоров компаний лишь для стажа и опыта.

Внутрисистемные изменения

В это же время, в стране остается масса работодателей, для которых запись в трудовой книжке – не «пустой звук».Особенно часто, это – представители государственного сектора, с явной скрупулезностью всматривающиеся в документ.

Это может противоречить их внутренним убеждениям, но в госконторах с критериями подбора строго, требования прописаны в законодательстве и несоблюдение их грозит руководству предприятий санкциями. Другой вопрос – это пенсионный учет, тут трудовые книжки по закону используются для подсчета страхового стажа, учитываемого при подсчете размера пенсий и права на их получение.

Это, однако, не позволило многим избавиться от проблем с пенсией, особенно для тех, кому не повезло в 90-х связаться с фирмами-однодневками. Да что там, раньше трудовая книжка нужна была даже для получения загранпаспорта, но это требование, благо, отменили.

Вообще, проблема России в том, что для полноценного отказа от трудовых книжек нужна перестройка всей системы, которая к новому формату документооборота явно не готова.

Государственные структуры в стране полны формализма и бюрократии, и учитывая их неспособность и нежелание к взаимодействию и обмену информацией, отказ от трудовых книжек приведет к откровенному хаосу и неразберихе. В экспертном сообществе уверены, что главная причина, по которой в правительстве не готовы полностью отказаться от института трудовых книжек, это необходимость переформатирования принципов делопроизводства в каждом из юридических лиц, а также колоссальной работы по внесению изменений в законодательство.

Попытка повсеместной отмены трудовых книжек в итоге может привести к огромным сложностям, ведь какой-либо иной инфраструктуры по учету трудового прошлого россиян попросту не существует.

При этом большие сомнения вызывает целесообразность введения электронных книжек, ведь в таком случае государство будет нести за реестр ответственность, в результате чего его придется защищать, в том числе и от кибер-атак. Едва ли это поможет государству сэкономить.

Актуальность таких нововведений будет куда выше, когда в стране будет налажен толковый кадровый документооборот, в рамках которого в электронном виде будут подписываться трудовые договоры, вестись корпоративная документация и т.д.

Обратите внимание

В конечном итоге, все эти реестры следует совместить с налоговыми и пенсионными базами, наладив в стране полноценный электронный документооборот. Но в таком случае на его содержание потребуется выделение воистину колоссальных средств. По карману ли это россиянам?

Разместить резюме Добавить вакансию

Источник: https://careerist.ru/news/elektronnaya-zhizn-trudovyx-knizhek-vse-za-i-protiv.html

Электронный документооборот: трудовые книжки в электронном виде

С каждым годом появляются все больше новых программных обеспечений для упрощения работы с документооборотом организации, которые упрощают ведение учета, а также увеличивают скорость поиска и обработки данных.

На законодательном уровне уже не первый год обсуждается создание единой электронной базы для учета данных по трудовым книжкам. Читайте также статью ⇒ “Как восстановить трудовую книжку через пенсионный фонд России“.

Общие сведения по заполнению бумажной версии трудовой книжки

Каждая организация, которая ведет документооборот, знает о существовании, как гласных, так и негласных правилах оформления документов. Они могут немного видоизменяться в рамках существующего законодательства и деловой этики.

При этом общие принципы остаются неизменными для всех.

Это же и касается правил заполнения и ведения трудовой книжки, так как данный документ является собственностью самого работника, а внесенные данные должны быть понятны всем без исключения и не вызывать вопросов:

  • Фамилия и инициалы работника должны полностью соответствовать паспортным данным или любому другому документу подтверждающему личность сотрудника. Некорректность даже в одной букве приведет к тому, что документ будет признан не действительным.
  • На первом листе должна стоять печать организации, которая завела данную книжку для своего нового работника и внесла все сведения о нем. Отсутствие печати также привести к признанию данного документа не действительным.
  • Каждая запись должна сопровождаться проставлением печати организации и подписи уполномоченного лица. При этом все записи должны вносить ручкой одного цвета (желательно не гелиевыми ручками).
  • Даты должны проставляться без ошибок, так как это может быть признано мошенничеством. Даты в трудовой книжке свидетельствуют о трудовом стаже работника, и умышленное искажение может аннулировать данный документ.
  • Все записи вносят в полном формате без каких-либо сокращений, каждая запись должна ссылаться на соответствующую статью в трудовом кодексе.

Читайте также статью ⇒ “Исправления в трудовой книжке в 2019“.

Преимущества использования трудовой книжки в электронном виде

Электронный документооборот уже давно признан более эффективной системой учета первичных документов, чем обычный бумажный. Он не требует специальных помещений для хранения, обеспечивает быстрый доступ к любому документу, не покидая рабочее место.

А если этот формат электронного документооборота еще и в выведен в формат электронной открытой базы, доступ к которой может получить любая организации при оформлении специального разрешения, то это упрощает передачу данных в разы.

Поэтому можно выделить следующие преимущества электронных трудовых книг:

  • Хранение данных об опыте работы сотрудника и быстрый доступ к ней. Исключается возможность утери данных о предыдущем опыте работе, работодатель всегда может обратиться к электронной версии и внести необходимые данные о трудовых изменениях своего работника.
  • Данная система не обременит работодателя дополнительными обязанностями. Электронная база будет вестись на основе данных пенсионного фонда и сведения, которые работодатель передает в данный фонд дополняться незначительными пунктами.
  • Электронная система учета трудовой деятельности будет направлена на защиту персональных данных, и без ведома работника данные сведения о его опыте работы никто не сможет получить, кроме уполномоченных органов власти.
  • Также данная система упростит трудоустройство граждан, которые занимаются удаленной трудовой деятельности. Работодатель просто сможет передать се данные о его новом работника по номеру в пенсионный фонд, не требуя от работника предоставления трудовой книжки.

Трудовые книжки бумажные или электронные

Как и любые нововведения не все воспринимают их с должным энтузиазмом. Это обусловлено тем, что все новое необходимо внедрять в рабочий процесс, обучать персонал, адаптировать внутреннюю систему учета и т.д. И руководители начинают задумываться, стоит ли оно того. Поэтому чтобы разобрать в преимуществах и недостатках, ниже приведена сравнительная таблица.

Характеристики трудовой книжки Бумажная версия Электронная версия
Отражение информации о трудовой деятельности: наименование организации, дата начала работы и завершения, должность и т.д. Данные заполняются сотрудником отдела кадров в личную трудовую книжку сотрудника, не допускается совершение ошибок Информация предоставляется в пенсионный фонд по форме, утвержденной специально для данного случая. Данные могут быть скорректированы при необходимости
Исправление ошибок (на предыдущем и настоящем рабочих местах) Для исправления ошибки совершенной сотрудниками отдела кадров с предыдущего место работы, работнику придется лично обращаться на прежнее место работы для получения уточняющего документа Исправление вносится через отправку уточняющей формы в пенсионный фонд, при наличии бумажной версии уточнение вносится сотрудником отдела кадров
Передача информации о трудовом опыте работника Передача данных происходит через самого сотрудника посредством предоставления им в отдел кадров трудовой книжки. В случае ее утери, заводится новая книжка, а восстановить старую достаточно проблематично и занимает много времени и сил Вся информация хранится на сервисе пенсионного фонда, и передача информации происходит через специальный запрос после получения согласия самого сотрудника. Даже при утере документа все данные можно легко восстановить

Стоит ли внедрять электронный документооборот в организацию

Система ведения электронного документооборота все больше и больше используется многими организациями. Это своеобразные бизнес процессы, которые во многом упрощают всю деятельность организации.

Хотя стоит отметить, что такие системы обычно достаточно дорогостоящие при всех их преимуществах, поэтому прежде чем внедрят ту или иную систему необходимо оценить целесообразность таких нововведений:

  • Когда бумажный документооборот теряет свою эффективность: документы теряются, номера путаются, не доставляются адресату в положенные сроки и т.д. Руководители должны задуматься о начале внедрения элементарных вещей документооборота, передача данных через электронные почты с сохранением переписок на сервера, создание электронного архива с фильтрами на доступ (в зависимости от должностных обязанностей сотрудника и его правами доступа к разного рода документам).
  • Ускорение процесса передачи документов и производственных задач напрямую влияют на эффективность и прибыльность организации в целом. Скорость обработки входящей и исходящей информации для многих организаций очень важна, это один из показателей конкурентоспособности и умение быстро реагировать на всевозможные ситуации.
  • Необходимость создания более сложной системы бизнес процессов на основе электронного документооборота позволяет разработать пассивную систему оценки персонала на основе бизнес задач. Это дает доступ ко всей документации с рабочего места, позволяет устанавливать сроки выполнения и обработки входящей информации, удаленное отслеживание рабочего процесса руководителем и т.д. Но чем сложнее такие системы, тем они дороже, так как требуют разработки огромного количества возможных алгоритмов действия, которые должны обеспечивать целостность работы без выпадений и задержек. Поэтому для внедрения чаще всего привлекают сторонние организации, которые собирают все положения руководителей и обычных сотрудников и далее учитывает все это в единой системе.
Читайте также:  Как составляется договор купли-продажи квартиры. бланк, образец

Оцените качество статьи. Нам важно ваше мнение:

Источник: http://rabotniky.com/trudovye-knizhki-v-elektronnom-vide/

Трудовые книжки станут электронными в 2020 году

Граждане России с 2020 года получат возможность в любое время отслеживать записи, которые в их трудовых книжках делает работодатель, а также при устройстве на работу направлять свои данные в электронном виде.

Такие возможности предусмотрены новым законопроектом об электронной трудовой книжке, который до конца текущего года будет вынесен Министерством труда на обсуждение. Об этом в четверг сообщает информационное агентство News.ru, ссылаясь на пресс-службу ведомства. В частности, там рассказали, что рассчитывают, что в 2019 году законопроект будет принят и в 2020-м вступит в силу.

Разговоры о том, что со временем трудовые книжки станут электронными и весь кадровый документооборот будет переведен в цифровой формат раздавались на протяжении нескольких лет, но летом текущего года правительство расставило все точки над «i», дав Министерству труда поручение подготовить соответствующий законопроект.

Подготовленный законопроект предполагает, что все сведения о работниках – о приеме человека на работу, его переводе на другую должность или увольнении – будут в электронном виде отправляться работодателями в Пенсионный фонд. Масштабный проект затронет всех нанимателей, то есть более 4,5 миллионов организаций в нашей стране.

Помимо очевидного удобства цифровизации документооборота, нововведение позволит снизить риски ошибок, ведущих порой к неправильному назначению пенсий или пособий.

При  этом у граждан появится возможность направлять свои данные работодателям, например при трудоустройстве на дистанционную работу в другой местности, в электронном виде.

При этом в Минтруде подчеркнули, что по истечении переходного периода, работодатель больше не будет вносить записей в традиционную бумажную трудовую книжку, такое положение есть в текущей версии законопроекта.

Работодатели от этого нововведения выиграют дважды – во-первых, они будут иметь более полную информацию о своих работниках, а во-вторых, переход с бумаги на электронный кадровый документооборот значительно удешевит процесс.

Важно

Окончательный перевод всего кадрового документооборота в электронный формат, включая учет рабочего времени, оформление командировок и отпусков, документы по охране труда и трудовые договора, планируется провести немного позже – законопроект на эту тему, как говорится в комментарии Минтруда, будет принят в 2021 году. Эта задержка объясняется тем, что в ходе разработки нормы выявилась необходимость законодательно закрепить унифицированные требования к универсальной усиленной квалифицированной подписи (УКЭП), которые бы обеспечили возможность использовать ее во всех необходимых случаях.

Электронный кадровый документооборот, как отмечает ведомство, станет эффективен лишь в том случае, если будет снижена стоимость приобретения и использования электронной подписи, которая в настоящее время стоит в среднем 1-5 тысяч рублей на человека в год. Минтруд планирует, что эти расходы будут брать на себя работодатели.

При этом со стороны бизнеса высказываются опасения, что в случае ведения некоторых документов исключительно в электронном виде, при обращении в судебные органы для решения споров, или в ходе проверок контрольно-надзорных органов возникнут высокие риски, как для работодателей, которые могут быть привлечены к ответственности, так и для работников, которым, в случае утери данных, будет сложнее защищать свои права.

Источник: https://polit.info/426692-trudovye-knizhki-stanut-elektronnymi-v-2020-godu

Завести трудовую электронную книжку можно будет на портале госуслуг

Уже в этом году социальный блок правительства подготовит предложения по переводу россиян на электронные трудовые книжки, рассказала журналистам вице-премьер Ольга Голодец. Сам переход будет плавным, обещает она, правительство пока оставит возможность для хождения и бумажных трудовых книжек.

Что касается законодательной основы для введения таких книжек, то в Трудовом кодексе есть раздел про систему дистанционного труда. И в ее развитие нужно сделать электронный документооборот в трудовом праве, сказала Ольга Голодец.

Со стороны минкомсвязи уже есть предложения интегрировать электронные книжки с Единым порталом государственных и муниципальных услуг (ЕПГУ). Его вчера озвучил глава ведомства Николай Никифоров.

Переход на электронные трудовые книжки в России будет плавным

Уже сейчас более 50 процентов россиян имеют личный кабинет на портале госуслуг и через него получают их в электронном виде. В скором времени таких граждан, которые заказывают госуслуги на портале, будет 70 процентов от общего числа жителей России, сказал министр.

Портал является точкой интеграции для многих документов, которые теперь выдают в электронном виде.

Сегодня на ЕПГУ доступно 356 федеральных государственных услуг в электронном виде, в том числе 28 новых услуг, запущенных на портале с начала 2017 года. И скоро может появиться еще несколько услуг, связанных с электронным кадровым документооборотом.

Регистрацию по месту жительства будут оформлять за три дня

В минтруде считают, что инициатива о переходе на электронные трудовые книжки, на электронный кадровый документооборот, безусловно, заслуживает внимания.

Совет

Но при этом, по мнению Минтруда России, важно учесть интересы не только работодателей, но и работников, в первую очередь с точки зрения защиты их трудовых прав. Ведь пока большая часть трудовых договоров заключается в бумажном виде.

То есть у большинства работников нет квалифицированной электронной подписи для того, чтобы подписывать такие электронные договоры.

Уже есть наброски законопроекта по электронным трудовым книжкам, в них на первом этапе хотят дать работодателю право заключать трудовые договоры в электронном виде и регистрировать их в базе данных, за которую, скорее всего, будет отвечать минтруд. «Входом» в эту систему может стать портал госуслуг, пояснил «РГ» источник в отрасли. И на основе этого автоматизирован весь кадровый документооборот, добавил наш эксперт.

Госуслуги

На Едином портале государственных и муниципальных услуг (ЕПГУ) теперь в электронном виде можно получить справку об отсутствии судимости. Тем, кто уже зарегистрирован, достаточно заполнить заявление в электронном виде и прикрепить к нему скан своего паспорта.

С 1 июля в России перестанут выдавать бумажные ПТС

И через 30 дней такая справка будет представлена заявителю от МВД. Она будет подкреплена электронной подписью, которая как раз и подтвердит ее подлинность.

Такая справка нужна в том числе и для получения водительского удостоверения, для устройства на работу. В прошлом году за ней обратились 3,8 миллиона человек.

Из них 656 тысяч заказали ее в электронном виде, отметил директор департамента развития электронного правительства минкомсвязи Владимир Авербах.

Ранее, 4 апреля, был запущен сервис по оплате услуг по выдаче разрешения на хранение оружия, для приобретения спортивного, охотничьего и огнестрельного оружия.

Источник: https://rg.ru/2017/04/21/zavesti-trudovuiu-elektronnuiu-knizhku-mozhno-budet-na-portale-gosuslug.html

Граждан переведут на электронные трудовые книжки в 2019 году

Минтруд раскрыл сроки перехода на электронный кадровый документооборот. Электронные трудовые книжки начнут действовать уже в следующем году. Остальные документы станут электронными чуть позже. Что это принесет работникам и работодателям?

Минтруд России опубликовал на едином портале для размещения проектов нормативно-правовых актов для общественного обсуждения законопроект «О внесении изменений в Трудовой кодекс РФ (в части формирования и ведения сведений о трудовой деятельности работников в электронном виде)».

Документом определен старт перехода на электронные трудовые книжки с 2019 года. При этом чиновники хотят полностью перейти на них с 2021 года.

Обратите внимание

Бумажные трудовые книжки к этому времени останутся только у тех работников, которые подадут соответствующее заявление о ведении трудовых книжек в бумажном формате.

Базу данных по трудовым книжкам будет вести Пенсионный фонд России, а работодатели будут направлять туда все необходимые данные работников в электронной форме. Уже с 1 января 2027 года в России должны быть полностью отменены трудовые книжки на бумажном носителе.

Внедрение электронных трудовых дорого обойдется бюджету

В законопроекте Минтруда сказано, что для расширения информационной системы ПФР для хранения данных о трудовой деятельности всех граждан России потребуется примерно 300 млн рублей. Эти средства должны быть выделены на переход на кадровый электронный документообоорот в ближайшие 3 года. В пояснительной записке об этом сказано так:

Переход на электронные трудовые будет поэтапным

Правительство не собирается внедрять трудовые книжки сразу и на всей территории России. Как рассказал премьер-министр Правительства РФ Дмитрий Медведев, переход на электронную кадровую документацию будет поэтапным. Об этом Дмитрий Медведев рассказал на заседании кабмина:

Чиновники уверены, что переход на новый формат хранения сведений о стаже позволит сократить число ошибок, а главное, избежать подделок. Издержки работодателей сократятся, как в финансовом, так и в административном плане. Вполне возможно, что сократится также число отчетов.

Чиновники ожидают, что уже к началу 2021 года примерно треть граждан будет использовать именно электронные трудовые. При этом в первые 2 года работодатели будут обновлять данные ежемесячно, а с 1 января 2021 года будут делать это уже в режиме реального времени.

Как отмечает Минтруд:

На тех работников, которые в первые годы сохранят бумажные трудовые, данные в систему также будут вносить на общих основаниях.

При этом работодателей обяжут хранить всю кадровую документацию в бумажном виде не менее трех лет после увольнения работника, для внесения корректировок при выявлении ошибочных данных в системе.

Какой будет ответственность рботодателей за неправильное оформление электронных трудовых и несвоевременное внесение в них данных, законодатели пока не уточняют. Общественное обсуждение законопроекта Минтруда заканчивается 7 ноября 2018 года.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка — это не привычный всем документ, а электронная база данных, в которую будет вноситься информация о трудоустройстве, кадровых перемещениях и увольнении граждан. Доступ к этой системе получат:

  • работодатели;
  • контролирующие органы;
  • работники (в урезанном формате).

То есть для подтверждения стажа не нужно будет предъявлять никаких документов, вся информация будет доступна в электронном формате по личным данным работника. Оператором новой информационной системы станет ПФР, но работодатели будут вносить все данные самостоятельно.

Источник: http://ppt.ru/news/142675

Трудовая книжка в электронном виде – когда можно будет оформить

Совсем скоро, с начала 2019 года, организации смогут вести трудовые книжки работников в электронном виде.

Читайте также:  Возможно ли иметь двойное гражданство в россии?

Поскольку такое нововведение обещает значительно упростить кадровый документооборот, владельцы бизнеса часто интересуются, какие новые возможности предоставит трудовая книжка в электронном виде работодателям и сотрудникам, и на какой стадии находится разработка соответствующего законодательства.

Какими преимуществами обладает трудовая книжка в электронном виде

Предполагается, что электронное оформление и ведение трудовых книжек упростит и ускорит кадровый документооборот и позволит не потерять сведения, важные для исчисления пенсии в будущем. Рассмотрим основные преимущества электронной трудовой книжки от бумажной ее версии:

  1. Исключается возможность порчи, подделки, утраты трудовой книжки.
  2. Хранение сведений о трудовой деятельности обеспечивается специализированной базой данных, надежно защищенной от несанкционированных проникновений.
  3. Сведения о трудовом стаже и другой информации будут за доли секунды передавать в Пенсионный Фонд России для формирования БД в электронном виде без привязки к физическому носителю. Работника предприятий больше не придется передавать в ПФР много документов для подтверждения стажа.
  4. Контролирующим органам станет доступна информация о совместительстве, награждениях и взысканиях на работе сотрудника.
  5. Работодатели смогут экономить время и средства на ведении трудовых книжек отделом кадров.
  6. Работник будет иметь возможность получения сведений из трудовой книжки в реальном времени.
  7. Доступ к информации о трудовой деятельности сотрудников смогут получить как сами работники, так и наниматели и государственные органы.

Трудовая книжка в электронном виде – публичное обсуждение

Трудовая книжка – это кадровый документ, который в обязательном порядке оформляется каждому трудящемуся по первому месту официального трудоустройства, после чего передается в отдел кадров каждого из последующих работодателей.

На сегодняшний день трудовые книжки оформляются на бумажных носителях.

Правом на отказ от оформления работнику документа имеют работодатели, являющиеся физическими лицами, не зарегистрированными в налоговых органах в качестве индивидуальных предпринимателей (ст. 66 ТК РФ).

Трудовая книжка заводится для того, чтобы можно было правильно рассчитать пенсионное пособие по окончании трудовой деятельности, и чтобы дать возможность новым работодателям оценить трудовые достижения сотрудника на прошлых местах работы. В документе накапливаются сведения о трудовой деятельности, стаже, наградах, поощрениях работника.

https://www.youtube.com/watch?v=7mpBPTGrDg0

Правительство РФ рассматривает возможность ведения учета информации о трудовой деятельности россиян в электронном виде с 2017 года.

До конца октября 2018 года должна быть завершена разработка законопроекта о замене бумажной версии документа на электронную.

Поскольку властям предстоит также провести информационно-разъяснительную работу по внедрению электронного кадрового документооборота среди нанимателей и работников, будет подготовлен дополнительный законопроект по данному вопросу. Правительству необходимо:

  • обеспечить техническую возможность ведения электронных трудовых книжек;
  • ввести электронный документооборот и разъяснить, как им пользоваться;
  • организовать электронный надзор работы отдела кадров предприятий.

Трудовая книжка в электронном виде уже тестируется

С 23 марта 2018 года, согласно Приказу Минтруда РФ от 26.03.2018 № 194, проводится эксперимент по переводу документов и сведений о трудовой деятельности работников в электронный формат. В ходе проведения тестирования:

  • разрабатываются предложения по внесению изменений в законодательство РФ в отношении электронного кадрового учета;
  • решаются задачи ведения трудовых книжек в электронном виде;
  • выявляются проблемы и риски при ведении электронного кадрового документооборота;
  • оцениваются расходы и эффективность данного способа ведения кадрового документооборота.

Основной проблемой на данный момент является решения вопроса относительно порядка действий с электронными документами в случае непредвиденных ситуаций – отсутствия связи с Интернетом, сбои программного обеспечения.

Читайте также статью ⇒ “Новые правила заполнения трудовых книжек – проверки, последствия нарушений“.

Трудовая книжка в электронном виде – этапы перехода

Правительство РФ планирует проведение поэтапного перехода на электронный кадровый документооборот:

  • Фазы и сроки по переводу на электронные трудовые книжки планируется определить к 1 октября 2018 года.
  • С 23 марта 2018 года будет проводиться эксперимент по переводу на электронную форму документов.
  • Работодатели получат возможность оформления и ведения одновременно бумажных и электронных трудовых книжек с начала 2019 года.
  • В течение 2019 года власти будут решать организационные и правовые вопросы, связанные с переходом на электронный документооборот, а также информировать сотрудников и работодателей.
  • Полный переход на электронный документооборот произойдет с 1 января 2020 года.
  • Действие законопроекта распространится на кадровый документооборот в целом после того, как работодатели внесут все сведения в единую систему электронного взаимодействия.

Читайте также статью ⇒ “Требования к трудовым книжкам с 1 июля 2018 года“.

Законодательные акты по теме

Типичные ошибки

Ошибка: Работник полагает, что в скором времени будет обязан отказаться от ведения трудовой книжки в бумажном варианте и перейти на электронный документооборот.

Комментарий: Пользоваться электронными трудовыми книжками – это право работника, но не его обязанность. Полный переход на электронный документооборот планируется с 1 января 2020 года.

Ошибка: Трудящиеся сомневаются, смогут ли они проверять правильность ведения трудовых книжек, если будет осуществлен переход на электронные ТК.

Комментарий: Работники получат полный доступ к сведениям, содержащимся в электронной трудовой книжке, в реальном времени.

Ответы на распространенные вопросы о том, когда будет оформлять трудовая книжка в электронном виде

Вопрос №1: Может ли сотрудник, не доверяющий компьютеризации, отказаться от перехода на электронные трудовые книжки и оставить бумажную книжку?

Ответ: Да, на начальном этапе внедрения электронных трудовых книжек. Однако, к 1 января 2020 года Правительство РФ планирует полностью изъять бумажные трудовые книжки у трудящихся.

Вопрос №2: Почему проект по переходу на электронные трудовые книжки до сих пор не разработан?

Ответ: По причине того, что не был решен ряд важнейших вопросов. К примеру, Правительство РФ не определило порядок доступа к базе данных государственных служб и прочих заинтересованных в получении сведений лиц.

Оцените качество статьи. Мы хотим стать лучше для вас:

Источник: http://online-buhuchet.ru/trudovaya-knizhka-v-elektronnom-vide-kogda-mozhno-budet-oformit/

Электронный кадровый документооборот: возможности, ограничения и перспективы

Несмотря на то что закон допускает электронное кадровое взаимодействие с удалёнными сотрудниками, даже в этом случае нельзя обойтись без бумажных документов.

В течение трёх календарных дней после заключения трудового договора работодатель должен отправить дистанционному работнику по почте заказным письмом экземпляр договора на бумаге.

В случае прекращения сотрудничества копия приказа о расторжении трудового договора также в обязательном порядке высылается сотруднику по почте заказным письмом с уведомлением.

Кроме того, по требованию работодателя сотрудник должен выслать заказным письмом с уведомлением нотариально заверенные копии документов, необходимых для приема на работу. Сотрудник, в свою очередь, может запросить у работодателя нотариально заверенные копии таких документов, как приказы о приёме на работу, переводе или увольнении.

Трудовые книжки на сегодняшний день остаются в бумажном виде, поэтому для учёта трудовой деятельности сотруднику необходимо лично предоставить работодателю трудовую или выслать её по почте заказным письмом с уведомлением.

Впрочем, если стороны заключили соглашение о невнесении в трудовую книжку записей о трудовой деятельности, можно обойтись без трудовой — стаж дистанционной работы будет учитываться по трудовому договору.

Важно

Аспекты соглашения описаны в главе 49.1 ТК РФ.

Cправки с места работы, сведения о доходах и прочие документы на бумаге понадобятся сотруднику для предоставления в определённые органы. Кроме того, у дистанционных работников нередко возникает проблема с наличием электронной подписи — не у всех сотрудников она есть и не каждый готов её оформить. В таком случае кадровый документооборот неизбежно будет вестись на бумаге.

Особенности организации кадрового ЭДО

Расскажем о кадровом ЭДО с точки зрения управления бизнесом и ведения документооборота предприятий на примере реализации компанией «Инфотекс Интернет Траст» проекта внедрения ЭДО в кадровую деятельность страховой компании «Росгосстрах Жизнь».

Компания с крупнейшим штатом дистанционных сотрудников сталкивается с определёнными сложностями в процессе кадрового документооборота: при приёме на работу необходимо проверить, оформить и подписать документы каждого сотрудника, сам процесс работы сотрудников также сопровождается ведением кадрового документооборота. Внедрение ЭДО значительно упрощает оформление и кадровое взаимодействие.

Обычно электронный документооборот в системах операторов ЭДО организуется между двумя компаниями. Случай с дистанционными работниками нестандартный: ЭДО необходимо организовать между юридическим лицом — компанией и физическим лицом — будущим удалённым сотрудником.

Сложность ситуации заключается в необходимости организации электронного документооборота между компанией и сотрудником, который до и после момента своего оформления является внешним физическим лицом по отношению к компании, а также в необходимости применения особой системы тарификации, возможной при такой схеме взаимодействия.

Кроме этого, при реализации кадрового ЭДО в подобной ситуации необходимо учитывать множество организационных, юридических и технических факторов:

  • большое количество дистанционных сотрудников, с которыми необходимо организовать полный цикл ЭДО;
  • необходимость максимального упрощения процесса оформления сотрудника на дистанционную работу для самого сотрудника и работодателя;
  • необходимость функциональной подготовки системы ЭДО к работе схемы с дистанционными сотрудниками;
  • необходимость возможности инициирования документооборота как работодателем, так и сотрудником.

Для решения организационных и юридических задач проекта была выстроена схема подключения работодателя и будущих работников на этапе «внешних физических лиц» к облачному сервису ViPNet ЭДО Документ.

Сотрудники получили в системе отдельные аккаунты физических лиц, а работодатель — отдельный аккаунт юридического лица.

Возможность регистрации в аккаунтах была обеспечена до момента оформления трудовых отношений между контрагентами проекта, что позволило заключать трудовые договоры и обмениваться прочими документами уже в электронном виде дистанционно.

Совет

Процесс взаимодействия был выстроен с учётом биллинга и тарификации совместной активности для оплаты работодателем, при этом контроль за подключением новых сотрудников сохранился и у оператора ЭДО, и у работодателя.

Удостоверяющий центр «Инфотекс Интернет Траст» обеспечил выдачу и администрирование ключей электронной подписи для всех участников проекта, среди которых десятки сотрудников работодателя и тысячи дистанционных сотрудников. Для всех типов документов в проекте была реализована возможность сохранения печатных и PDF-копий с информацией об электронной подписи в виде штампа.

В итоге благодаря организованным юридическим процессам и системе тарификации ViPNet ЭДО Документ компания «Инфотекс Интернет Траст» подключила крупнейшего абонента-работодателя и всех его дистанционных сотрудников к системе ЭДО в рамках одного проекта.

Ограничения в кадровом ЭДО со штатными сотрудниками

Затруднения в ЭДО со штатными сотрудниками связаны с отсутствием однозначного правового регулирования вопроса.

Документооборот остаётся в бумажном виде, несмотря на отсутствие в ТК РФ прямого указания на составление кадровых документов исключительно на бумажном носителе и без применения электронной подписи.

В связи с правовой неопределённостью возникает вопрос, допустимо ли использование электронного кадрового делопроизводства в отношениях с работниками.

Роструд исходит из того, что работодатель обязан оформлять на бумажном носителе документы, в которых в обязательном порядке предусмотрены личные подписи сотрудников и уполномоченных лиц. Это трудовая книжка, трудовой договор, личная карточка, приказы по личному составу, заявления, журналы учёта и другие документы.

По мнению Роструда, наличие личной подписи должностного лица на бумажных носителях необходимо:

  • во всех первичных документах по учёту труда и его оплаты, содержащих обязательный реквизит «подпись работника», в отношении всех работников, на которых распространяется действие Трудового кодекса (кроме дистанционных);
  • при выдаче документов работнику, в обязательных случаях, предусмотренных Трудовым кодексом (для дистанционных работников — в случаях, предусмотренных гл. 49.1 ТК РФ);
  • в случае если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление такого документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе.

Источник: https://iitrust.ru/articles/article/electronniy-kadroviy-documentooborot-vozmojnosti-i-perspektivi/

Ссылка на основную публикацию